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UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO A NIVEL LOCAL

Gestión documental inteligente para entidades públicas y privadas con funciones públicas

De la Memoria Archivo a la Memoria Digital:
Eficiencia, Transparencia y Cumplimiento Normativo.

Implementación PGDA

Implementación completa del Programa de Gestión Documental Automatizado con nuestra plataforma ITINDRO en la nube.

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Asesorías Técnicas TRD/TVD

Diseño, formulación e implementación automatizada de Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración documental y demás instrumentos archivísticos institucionales, según normatividad vigente!

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Sistema de Información Documental Digital

Constitución del SIDD de la entidad en la nube a partir de automatización de la Gestión Documental y digitalización profesional de archivos físicos para consulta y transferibilidad OnLine.

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Las entidades públicas y privadas con funciones públicas enfrentan grandes dificultades para organizar, preservar, acceder y servir su información documental, además de sanciones legales por su detrimento.

La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) regula la gestión documental en
Colombia para entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

El desafío actual

La falta de modernización es un riesgo legal y operativo latente

La falta de automatización genera:

Procesos documentales manuales y fragmentados

Las entidades manejan grandes volúmenes de documentos en formatos físicos y digitales dispersos, lo que genera duplicidad, desorden y dependencia del conocimiento individual de los funcionarios.

Riesgos legales y sancionatorios

El incumplimiento de la Ley General de Archivos y normas asociadas expone a las entidades a auditorías desfavorables, sanciones fiscales y responsabilidades disciplinarias.

Pérdida de tiempo en la búsqueda de información

Cada trámite retrasado por falta de acceso rápido a documentos impacta directamente la eficiencia administrativa y la calidad del servicio al ciudadano.

Dificultad para avanzar hacia el Gobierno Digital

Sin una gestión documental moderna, la transformación digital y la política Cero Papel se quedan en el discurso y no se materializan en la operación diaria.

Nuestra Propuesta

Esta solución permite:

Digitalizar y automatizar todos los estados del ciclo vital de los documentos.
Procesar y salvaguardar la información documental digital de la entidad en la NUBE.
Cumplir con la normativa archivística vigente (Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015, Acuerdo AGN 001 de 2024).
Garantizar acceso seguro, trazabilidad y control total de los documentos.
Garantizar la seguridad, respaldo y soporte de la información documental digital de la entidad.

De esta forma, la entidad cumple la normativa archivística vigente, evita sanciones y logra la base tecnológica para un gobierno sin papeles.

Proponemos la implementación del Programa de Gestión Documental Automatizado -PGDA-, con el cual se moderniza la Función Archivística Institucional y se constituye el Sistema de Información Documental Digital -SIDD- de la entidad en la NUBE.