Recursos Archivísticos

El presente instructivo técnico establece las recomendaciones generales para el correcto armado y ensamblaje de la Caja Portadocumentos Archivo X-200, utilizada en los procesos de organización, almacenamiento y conservación documental conforme a los lineamientos archivísticos vigentes. Esta actividad es fundamental para garantizar la adecuada protección física de los expedientes, optimizar el almacenamiento en archivos de gestión, centrales e históricos, y contribuir a la preservación, identificación y consulta eficiente de la documentación institucional, respetando los principios de integridad, conservación y seguridad documental.📚

La transformación de la “memoria archivo” hacia la “memoria digital” representa uno de los principales retos de la archivística contemporánea, ya que las instituciones enfrentan desafíos relacionados con la conservación, seguridad, acceso y transferibilidad de la información; en este contexto, los sistemas de información documental digital en la nube se consolidan como herramientas fundamentales para garantizar la preservación, consulta y acceso remoto al patrimonio documental, impulsando una transición tecnológica necesaria para fortalecer la memoria histórica, cultural e institucional de las sociedades.📚

El presente instructivo oficial establece lineamientos generales para la correcta ejecución de las transferencias documentales primarias y secundarias, conforme a las disposiciones del Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia. Esta actividad es fundamental dentro de la gestión documental, ya que garantiza el traslado ordenado de los documentos entre las diferentes fases del ciclo vital, respetando los principios de procedencia, orden original, integridad y trazabilidad documental; además, contribuye a la optimización de espacios en las oficinas productoras, fortalece el control administrativo y asegura la adecuada conservación de los documentos en archivos centrales e históricos, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD) y los lineamientos técnicos vigentes del AGN.📚

El presente instructivo oficial establece lineamientos generales para la correcta aplicación del proceso de eliminación documental en archivos institucionales, conforme a las disposiciones del Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia. Esta actividad es fundamental dentro de la gestión documental, ya que permite la depuración controlada de documentos que han cumplido su tiempo de retención y que no poseen valores históricos, científicos o culturales para su conservación permanente, garantizando el cumplimiento de los principios archivísticos, la transparencia administrativa, la optimización de espacios de almacenamiento y la preservación del patrimonio documental de la entidad.📚

El presente instructivo oficial ofrece recomendaciones generales sobre la marcación y rotulado de cajas en documentos de archivo en soporte papel, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia. Esta actividad es esencial en los procesos de organización archivística para garantizar la identificación, ubicación, recuperación y conservación de los documentos, respetando los principios de procedencia, orden original e integridad. La marcación proporciona respaldo técnico y legal a la gestión administrativa, facilita el control de consecutivos y es obligatorio para transferencias primarias (de gestión a central) y secundarias (de central a histórico).📚

El presente instructivo oficial ofrece recomendaciones generales sobre el marcado de legajos (carpetas) en documentos de archivo en soporte papel, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia. Esta actividad es esencial en los procesos de organización archivística para garantizar la identificación, ubicación, recuperación y conservación de los documentos, respetando los principios de procedencia, orden original e integridad. El marcado proporciona respaldo técnico y legal a la gestión administrativa, facilita el control de consecutivos y es obligatorio para transferencias primarias (de gestión a central) y secundarias (de central a histórico).📚

El presente instructivo establece los lineamientos técnicos para realizar la foliación de documentosen soporte papel, conforme a la normativa archivística vigente en Colombia y a las buenas prácticas establecidas por el Archivo General de la Nación. Una foliación correctamente ejecutada permite preservar el principio de orden original, evitar la alteración indebida de los documentos, respaldar procesos de auditoría, transferencias documentales y consultas, y contribuir a la adecuada gestión de los archivos en sus diferentes fases.📚

El presente instructivo de Gestión Documental específico ofrece recomendaciones prácticas generales sobre la constitución y organización de expedientes en documentos de oficinas productoras, tanto en soporte papel como híbrido o sólo electrónico, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación Colombia. Constituir adecuadamente los expedientes es fundamental en los procesos de gestión documental, pues debe garantizarse la correcta creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes, respetando los principios de procedencia, orden original e integridad.📚

La Política Archivística Institucional establece los lineamientos para la adecuada gestión, organización, conservación y digitalización de los documentos en las entidades públicas, conforme al Acuerdo 001 de 2024 del AGN. Incluye procesos como el diagnóstico documental, manejo de inventarios, implementación de expedientes electrónicos, uso de sistemas digitales y conservación del patrimonio documental, garantizando el acceso, control y preservación de la información institucional.📚