El presente instructivo técnico establece las recomendaciones generales para el correcto armado y ensamblaje de la Caja Portadocumentos Archivo X-200, utilizada en los procesos de organización, almacenamiento y conservación documental conforme a los lineamientos archivísticos vigentes. Esta actividad es fundamental para garantizar la adecuada protección física de los expedientes, optimizar el almacenamiento en archivos de gestión, centrales e históricos, y contribuir a la preservación, identificación y consulta eficiente de la documentación institucional, respetando los principios de integridad, conservación y seguridad documental.📚

El presente instructivo oficial establece lineamientos generales para la correcta ejecución de las transferencias documentales primarias y secundarias, conforme a las disposiciones del Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia. Esta actividad es fundamental dentro de la gestión documental, ya que garantiza el traslado ordenado de los documentos entre las diferentes fases del ciclo vital, respetando los principios de procedencia, orden original, integridad y trazabilidad documental; además, contribuye a la optimización de espacios en las oficinas productoras, fortalece el control administrativo y asegura la adecuada conservación de los documentos en archivos centrales e históricos, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD) y los lineamientos técnicos vigentes del AGN.📚

El presente instructivo oficial ofrece recomendaciones generales sobre la marcación y rotulado de cajas en documentos de archivo en soporte papel, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia. Esta actividad es esencial en los procesos de organización archivística para garantizar la identificación, ubicación, recuperación y conservación de los documentos, respetando los principios de procedencia, orden original e integridad. La marcación proporciona respaldo técnico y legal a la gestión administrativa, facilita el control de consecutivos y es obligatorio para transferencias primarias (de gestión a central) y secundarias (de central a histórico).📚

El presente instructivo establece los lineamientos técnicos para realizar la foliación de documentos
en soporte papel, conforme a la normativa archivística vigente en Colombia y a las buenas prácticas establecidas por el Archivo General de la Nación. Una foliación correctamente ejecutada permite preservar el principio de orden original, evitar la alteración indebida de los documentos, respaldar procesos de auditoría, transferencias documentales y consultas, y contribuir a la adecuada gestión de los archivos en sus diferentes fases.📚